PEARAJA, TARUTUNG (20/8) – Berdasarkan arahan Sekretaris Jenderal HKBP, Pdt. Rikson Hutahaean, M.Th., kantor Bendahara Umum Huria Kristen Batak Protestan (HKBP) yang dipimpin Pdt. Manaris Simatupang menyelenggarakan sesi pelatihan penting mengenai penggunaan sistem database baru untuk persiapan anggaran tahun 2026. Pelatihan ini bertujuan untuk memberdayakan para kepala biro agar dapat mengelola dan memasukkan data anggaran secara mandiri, mengurangi ketergantungan pada staf keuangan.
Sistem database ini, yang sebenarnya telah digunakan sejak 2010, kini diperbarui untuk mempermudah pengguna. Salah satu fitur utama adalah kemampuan akses melalui aplikasi pesan instan, di mana pengguna hanya perlu mengetik “anggaran” untuk mendapatkan tautan akses langsung.
Dalam sesi tersebut, perwakilan dari Kantor Bendahara yang juga menjadi konsultan IT HKBP, Bapak Kristofel Sirait menjelaskan secara rinci cara memasukkan dan mengkategorikan berbagai jenis pengeluaran, seperti biaya rapat, perjalanan, dan program. Ia memberikan contoh praktis tentang cara menghitung total biaya secara akurat dengan mengalikan jumlah peserta, hari, dan biaya per unit.
Sistem ini menggunakan kode anggaran yang diaktifkan kembali sejak 2014, terdiri dari 34 kelompok yang mencakup, misalnya: pengeluaran, belanja barang, kegiatan, kewajiban, hingga belanja program. Struktur hierarkis kode ini membantu memastikan setiap pengeluaran tercatat dengan tepat dan dialokasikan ke pos yang benar.
Peserta pelatihan menyambut baik inisiatif ini namun juga menyampaikan beberapa tantangan, seperti visibilitas detail perhitungan, kategorisasi biaya yang kompleks, dan tenggat waktu adaptasi yang ketat. Untuk mengatasi masalah ini, mereka mengusulkan pembentukan kelompok dukungan pengguna untuk mempermudah proses adaptasi.
