SIPOHOLON (21/10) – Seluruh panitia Rapat Pandita Hatopan (RPH) HKBP menggelar koordinasi akhir yang intensif pada hari Selasa (21/10) pukul 14.17 WIB di Gedung Menza Seminarium Sipoholon, guna mematangkan seluruh aspek persiapan. Pertemuan yang dipimpin oleh Sekretaris Jenderal HKBP, sekaligus Ketua Umum Panitia Rapat Pendeta HKBP, Pdt. Rikson Hutahaean dan dimoderasi oleh Sekretaris Rapat Pendeta HKBP sekaligus Sekretaris Panitia Rapat Pendeta HKBP, Pdt. Guntur Simanjuntak ini tidak hanya dihadiri jajaran panitia, tetapi juga melibatkan unsur keamanan dari Polres, Kodim, dan Dinas Perhubungan (Dishub), menunjukkan fokus tinggi panitia pada aspek keamanan dan ketertiban.
Kesiapan Teknis dan Keamanan Jadi Prioritas
Dalam rapat final tersebut, beberapa laporan seksi menunjukkan bahwa mayoritas persiapan telah mencapai tahap akhir. Seksi Ibadah dan Acara menyatakan kesiapan penuh, termasuk petugas Perjamuan Kudus dan denah ruangan yang sudah rampung. Sementara itu, Seksi Persidangan telah menyiapkan perangkat sidang dan jadwal tugas.
Ketua Umum memberikan penekanan khusus pada beberapa poin penting yang akan menandai RPH, termasuk penegasan terkait kata sambutan dari Ketua Yayasan Nomensen dan BTN Bapak Napitupulu, serta penandatanganan kerja sama antara BTN dan UHN yang akan diserahkan kepada HKBP.
Aspek keamanan menjadi salah satu sorotan utama. Polres dan Kodim menyatakan kesiapan penuh untuk memberikan dukungan personel sesuai permintaan panitia, namun meminta rundown acara dan daftar undangan VIP untuk menyusun skema jalur lalu lintas dan sistem pengamanan. Ketua Umum merespons hal ini dengan meminta agar segera dilakukan sterilisasi lokasi. Dishub turut hadir untuk meminta dukungan moral dari peserta agar saling menghormati aturan lalu lintas demi kelancaran acara.
Logistik dan Kesehatan Diperkuat
Seksi Konsumsi melaporkan tingkat kesiapan sebesar 90%, namun meminta data final jumlah peserta yang menginap, sarapan, dan aparat keamanan untuk menghindari pemborosan (mubazir). Seksi Tempat dan Akomodasi memastikan semua penginapan, termasuk penempatan pendeta perempuan, telah terisi penuh, dengan posko kesehatan dipusatkan di gedung yang telah ditetapkan.
Terkait kesehatan, tim medis akan melibatkan dua dokter dan tiga perawat dengan sistem shift, serta menyediakan posko di ruang kelas. Panitia menegaskan bahwa biaya pemeriksaan akan ditanggung, namun biaya obat-obatan bersifat pribadi (bayar sendiri).
Di sisi keuangan, Bendahara Umum menyatakan kesiapan untuk mencairkan kebutuhan dana setiap seksi pada minggu ini, dengan catatan seluruhnya harus dipertanggungjawabkan melalui bukti dan kuitansi, dan laporan keuangan wajib diselesaikan selambat-lambatnya satu minggu setelah RPH.
Detail Akhir dan Dukungan Biro Informasi HKBP
Biro Informasi juga menerima instruksi untuk membuat peta wilayah menggunakan drone yang akan dikemas dalam format PDF dan dibagikan kepada peserta, berkoordinasi dengan Seksi Keamanan.
Guna memastikan kelancaran, semua panitia, preses, dan unsur keamanan diwajibkan parkir di SMK dan diberikan stiker khusus. Seksi Kredensi diinstruksikan untuk memastikan bahwa peserta yang tidak mendaftar tidak akan diberikan emblem dan dilarang masuk ke ruangan sidang.
Rapat koordinasi yang dibuka dengan doa oleh Pdt. Rinda Panjaitan ini, ditutup pada pukul 17.00 WIB, dengan harapan RPH dapat berjalan dengan sukses dan tertib.
